Cómo comunicar el PAE a la plantilla para que de verdad se use

Cómo comunicar el PAE a la plantilla: la respuesta corta

Para comunicar el PAE a la plantilla de forma que se use hay que hacer tres cosas: explicar con claridad qué es y cómo se pide ayuda en menos de un minuto, repetir una y otra vez que es confidencial y que la empresa no sabe quién lo usa, y mantener la comunicación viva durante todo el año, no solo el día del lanzamiento. El mensaje debe llegar por los canales que la plantilla usa de verdad (móvil, reuniones de equipo, vestuarios, comedor) y contar con el apoyo visible de dirección y de los mandos.

Es uno de los problemas más comunes de cualquier Programa de Apoyo al Empleado (PAE): la empresa lo contrata con buena intención, envía un correo de bienvenida y, meses después, descubre que casi nadie lo ha usado. No suele ser falta de necesidad. Suele ser que la gente no sabe que existe, no entiende para qué sirve o no se fía de que sea confidencial. Esta guía explica cómo evitarlo.

Por qué la mayoría de los PAE se usan poco

Las tasas de uso de los programas de apoyo al empleado tradicionales suelen ser bajas, y los estudios del sector coinciden en que el problema no es el servicio en sí, sino lo que lo rodea. Las barreras que más vemos en las empresas son:

• Desconocimiento. Un correo enviado una vez se pierde entre cientos. A los tres meses, buena parte de la plantilla no recuerda que tiene un PAE.
• Miedo a que la empresa se entere. Es la barrera más fuerte. Si alguien sospecha que RRHH o su responsable puede saber que ha pedido ayuda psicológica, no la pedirá.
• “Eso no es para mí”. Muchas personas creen que el apoyo psicológico es solo para casos graves. No piensan en el PAE cuando están desbordadas por un divorcio, por el cuidado de un familiar o por el estrés de un proyecto.
• Proceso complicado. Si para pedir ayuda hay que buscar un PDF en la intranet, llamar a un número en horario de oficina o rellenar un formulario largo, la mayoría abandona.
• Estigma. En algunos equipos hablar de salud mental todavía se vive como una debilidad.

Cada una de estas barreras se resuelve en gran parte con comunicación. Por eso conviene diseñarla con el mismo cuidado que la contratación del servicio.

Qué tiene que dejar claro cualquier mensaje sobre el PAE

Antes de pensar en canales, conviene fijar el contenido. Todo lo que se comunique sobre el PAE debería responder, en lenguaje sencillo, a cinco preguntas:

1. Qué es. “Un servicio de apoyo psicológico y bienestar que la empresa pone a tu disposición, gratis para ti.”
2. Para qué sirve. Con ejemplos cotidianos: estrés, ansiedad, problemas de sueño, una ruptura, un duelo, conflictos en el equipo, dudas de nutrición o actividad física. No solo crisis.
3. Cómo se pide ayuda. El paso exacto: “Entra desde el móvil, escribe tu consulta y un psicólogo colegiado te responde en menos de 48 horas.”
4. Quién se entera. La respuesta debe ser rotunda: “Nadie en la empresa. RRHH solo ve datos agregados y anónimos, nunca quién ha consultado ni por qué.”
5. Cuándo está disponible. Si hay línea 24/7, decirlo: es lo que convence a quien trabaja a turnos o tiene un mal momento un domingo.

Si un mensaje no responde a estas preguntas en menos de un minuto de lectura, es demasiado largo.

Plan de comunicación del PAE en 5 fases

La comunicación de un PAE no es un evento, es un proceso. Este es el esquema que recomendamos a las empresas con las que trabajamos.

1. Antes del lanzamiento: implicar a dirección, mandos y representación legal

Los mandos intermedios son el canal más creíble para la mayoría de la plantilla. Antes de anunciar nada, conviene una sesión breve con ellos para explicarles el servicio, la confidencialidad y cómo recomendarlo sin invadir la intimidad de nadie. También es buena práctica informar al comité de empresa o a la representación de los trabajadores: su respaldo refuerza la confianza en que el servicio no es una herramienta de control.

2. El lanzamiento: un mensaje de dirección y una sesión corta

El anuncio debería venir de la dirección general, no solo de RRHH, y explicar por qué la empresa ofrece el PAE. Funciona mejor acompañado de una sesión de 15-20 minutos (presencial o en vídeo) donde se muestra cómo se pide ayuda paso a paso, en directo, desde un móvil. Ver el proceso real elimina buena parte de las dudas.

3. Las primeras semanas: estar donde está la plantilla

Un solo canal nunca llega a todos. Combina varios según el perfil de la empresa:

• Correo y mensajería interna para el personal de oficina.
• Códigos QR en vestuarios, comedor, salas de descanso y baños, para quien no tiene ordenador.
• Reuniones de inicio de turno o de equipo, con un mensaje de dos minutos del responsable.
• Tarjetas o carteles discretos con el acceso, que cada persona pueda guardar sin que nadie lo note.
• El onboarding de cada nueva incorporación, para que nadie llegue sin conocer el PAE.

4. Durante el año: recordatorios ligados a momentos reales

El uso cae cuando la comunicación se apaga. La solución es un calendario de recordatorios breves vinculados a momentos en los que la gente lo necesita: la vuelta de vacaciones, el cierre de año, campañas de mucha carga, el Día Mundial de la Salud Mental (10 de octubre), cambios organizativos o reestructuraciones. Cada recordatorio puede centrarse en un tema concreto (sueño, estrés, conciliación) y terminar siempre con el mismo acceso.

5. Medir y ajustar

Revisa cada trimestre los datos agregados de uso: cuántas consultas, en qué áreas, desde qué colectivos. Si un departamento o un turno apenas usa el servicio, probablemente el mensaje no le está llegando. Esos datos, siempre anónimos, también ayudan a priorizar acciones de bienestar y a conectar el PAE con el plan de acción de la evaluación de riesgos psicosociales. Lo contamos en nuestra guía sobre cómo medir el bienestar de la plantilla.

Cómo explicar la confidencialidad para que la gente se fíe

La confidencialidad no se demuestra con una frase en letra pequeña. Algunas claves:

• Decirlo en todos los mensajes, no solo en el primero.
• Explicar el porqué: los profesionales son externos a la empresa, están colegiados y sujetos al secreto profesional, y la empresa solo recibe datos agregados.
• Separar el acceso de los sistemas corporativos: que se pueda entrar desde el móvil personal y con un correo personal transmite independencia.
• No pedir a nadie que “cuente” si lo ha usado, ni en reuniones ni en encuestas con datos identificables.
• Respetar los mínimos de anonimato en los informes: si un grupo es muy pequeño, sus datos no deben mostrarse por separado.

Cuando el mensaje y la práctica coinciden, la confianza crece y con ella el uso.

Errores que hunden el uso del PAE

• Comunicarlo una sola vez. Es el error más frecuente.
• Presentarlo solo como un servicio para crisis. Aleja a quien tiene problemas “normales”, que son la mayoría y donde la prevención tiene más efecto.
• Lenguaje técnico o frío. “Servicio de asistencia psicosocial externalizado” no invita a nadie. “Habla con un psicólogo cuando lo necesites” sí.
• Que el mando lo recomiende de forma invasiva. Sugerir el PAE en general está bien; señalar a una persona delante de otras, no. Si un responsable detecta que alguien lo está pasando mal, conviene que sepa cómo actuar si un trabajador tiene ansiedad.
• Dejar fuera a turnos, personal de campo o quienes no tienen correo corporativo.

Preguntas frecuentes sobre cómo comunicar el PAE a la plantilla

¿Quién debe comunicar el PAE a la plantilla?

Lo ideal es que el anuncio lo haga la dirección general, que RRHH coordine la comunicación y que los mandos intermedios lo recuerden en sus equipos. La implicación de la dirección transmite que es una apuesta de empresa y no un trámite.

¿Cada cuánto hay que recordar que existe el PAE?

Como referencia, un recordatorio breve al mes o cada dos meses, ligado a momentos de más carga o a temas concretos (estrés, sueño, conciliación), además de incluirlo en el onboarding de cada nueva incorporación.

¿Cómo convencer a la plantilla de que el PAE es confidencial?

Explicando que los profesionales son externos y están sujetos al secreto profesional, que la empresa solo ve datos agregados y anónimos, y permitiendo el acceso desde el móvil personal. Y repitiéndolo en cada comunicación.

¿Qué hacer si el PAE se usa poco?

Revisar si la plantilla sabe que existe, si entiende para qué sirve y si se fía de la confidencialidad. Normalmente la solución pasa por reforzar la comunicación por canales distintos, implicar a los mandos y simplificar el acceso.

¿Hay que informar al comité de empresa del PAE?

No suele ser una obligación legal específica, pero es una buena práctica: su respaldo aumenta la confianza de la plantilla en que el servicio es confidencial y no se usa para controlar a nadie.

¿El PAE es solo para casos graves?

No. Un PAE sirve también para situaciones cotidianas como el estrés, los problemas de sueño, una ruptura, un duelo o dudas de nutrición y actividad física. Comunicarlo así es clave para que se use antes de que el problema se agrave.

Siguiente paso: un PAE que la gente conozca y use

Un Programa de Apoyo al Empleado solo cumple su función si la plantilla lo conoce, se fía de él y le resulta fácil pedir ayuda. Con beLASAI, el acceso es desde el móvil, un psicólogo colegiado responde en menos de 48 horas, hay línea de apoyo 24/7 y RRHH dispone de un panel agregado y anónimo para seguir el uso por departamento sin ver nunca datos individuales.

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